気が付くといつの間にか増えてしまう本や書類。
それなりに整理整頓しているつもりでも、いざ必要なときに目的のものが見つからないという経験をしたことがある方も少なくないのではないでしょうか。
この記事では、本や書類を整理・収納する手順やポイントに加えて、その後キレイな状態をキープするコツについてご紹介します。
本や書類の整理・収納にお悩みの方はぜひ参考になさってください。
目次
１．本や書類を整理・収納する手順
１－１.手順①すべて取り出す
１－２．手順②分類する
１－３．手順③使うものを収納する
２．本や書類の整理・収納のポイント
２－１．本を収納するポイント
２－２．書類を収納するポイント
３．キレイな状態をキープするためのコツ
３－１．分別を習慣化する
３－２．定期的に見直す
３－３．一定量をキープする
まとめ
１．本や書類を整理・収納する手順
本や書類を整理して適切に収納するためには、手順がとても重要です。
基本的に以下のような3つの手順に沿って進めることをおすすめします。
１－１.手順①すべて取り出す
本も書類も、まずは所有しているものを一か所にすべて集めてください。
以外な場所に収納していたり、自分でも忘れていたようなものが出てきたりすることもあるでしょう。
全体の量を把握すること、所有しているものを認識することが大切です。
１－２．手順②分類する
すべてを集めたら、ルールを決めて分類します。
本は、以下の3つに分別することをおすすめします。
・処分するもの
今は継続していない昔の趣味の本など、何年も読み返していないもの
・処分はしないけれど頻繁には読み返さないもの
子供の頃の思い出があるなど、処分することは考えにくい絵本など
・日常的に読み返すもの
これまで何度も読み返していて、これからも手に取る機会が多そうなもの
書類は、量が多い場合などは分類をするだけでもかなり時間がかかることもあるでしょう。
明らかに処分してもよいもの以外はザックリとジャンル分けし、改めて時間のあるときに細かく分類するなど、片付けが嫌にならない工夫をすることも大切です。
書類を処分する際の基準は、以下を参考にしてください。
- ・期限が切れているもの
- ・更新された書類が既にあるもの
- ・メールなど書類以外でも確認できるもの
時間にもゆとりがある場合は、原本が必要な書類以外はPDFにして処分してしまうという方法もあります。
スキャナー機能付きのプリンターや、スマホのアプリでも簡単にPDF化することができます。
１－３．手順③使うものを収納する
処分せずに残すと決めたものを収納していきます。
収納のポイントについては、次の項で詳しくご紹介します。
２．本や書類の整理・収納のポイント
２－１．本を収納するポイント
・先に収納スペースを増やさない
本が増えて本棚に入りきらなくなったからといって、先に収納スペースを増やしてしまうのはおすすめできません。
先ほどお伝えしたように、まずは所有しているものの量を把握し、分類するという手順がとても大切です。
本来処分してもよいもののためにわざわざ収納スペースを増やす必要はありません。
「全部の本が大切だから、処分するものは無い！」と思われる方も、ぜひ一度見直してみてください。
それでもスペースが足りないと思ったときだけ、増やすようにしましょう。
・収納スペースと見比べて優先順位を決める
処分せずに残す本の中でも、頻繁に読み返す本を優先的に取り出しやすい場所に収納します。
本棚のスペースが足りなそうなときは、あまり読み返さない本は蓋つきのボックスなどに収納するのもおすすめです。ホコリ除けにもなり、管理が楽になるというメリットもあります。
・収納のルールを決める
本を収納する際は、自分なりのルールをもって進めることが大切です。
何となく並べていくだけでは、一時的には片付きますがまたすぐに散らかってしまうでしょう。
お手持ちの本の数やジャンルなどによっても異なりますが、一般的には以下のようなルールを取り入れるとスッキリします。
- ＊作家の名前の50音順に並べる
- ＊本のジャンルごとにコーナー分けをする
- ＊見た目重視で本の高さや背表紙の色順に並べる
自分で決めたルール通りに収納することで、どこに何があるかをすぐに把握できます。
取り出しやすく、収納する際に迷うこともありません。
２－２．書類を収納するポイント
・ジャンルごとにファイルを作る
書類整理の基本は、ジャンルごとにファイルを作り、それぞれ収めていきます。
この時、書類を取り出す頻度によってファイルのタイプを使い分けることをおすすめします。
頻繁に確認するような書類は、1枚ずつ1つのポケットに収納できるクリアポケットファイルに入れれば、毎回ファイルから取り出す必要がありません。
また、保険の契約書など万が一の際に取り出すもの（何もなければ取り出さないもの）は、一式をまとめてファイリングしても問題ないでしょう。
お子様の習い事が複数あったり、兄弟がいたりする場合はファイルを色分けするなど見た目で分かりやすい区別をすることも大切です。
・ルールを決めて収納する
ジャンルごとに書類を収納したファイルは、自分や家族が分かりやすいルールに沿って場所や順番を決めます。
必要な書類を探すとき、また新たな書類を追加するときにどこに収納するべきかを迷わないことを意識してみましょう。書類の種類にもよりますが、以下のような次期を意識したルールを設けることをおすすめします。
- ＊提出期日順に並べる
- ＊年度ごとにひとまとめにする
・ラベリングで分かりやすく
書類を収納したファイルは、誰が見ても中身が分かるようにラベルを貼っておくことをおすすめします。
テプラやマスキングテープを使用したり、最初から書き込みができるインデックスが付いているファイルを活用したりするのもよいでしょう。
３．キレイな状態をキープするためのコツ
３－１．分別を習慣化する
本も書類も、日頃から分別をする癖をつけておくことをおすすめします。
読み終えた本は、今後読み返すことがありそうなら本棚へ。そうでなければ一時置きのボックスなどへ入れ、処分してもよいと思えるタイミングで処分します。
すぐに処分するのではなく一旦保留のような形をとるので、深く考えずに直感で決めましょう。
書類も、家に持ち帰った日に分類するのが難しければ一時置きのボックスなどを準備します。
ボックスの中身は、例えば時間に余裕のある週末に必ず確認すると決め、適切に分別しましょう。
一時置きスペースや確認するタイミングがバラバラでは、どこに何があるかわからなくなってしまいますので、ここでもルール化することがコツとなります。
３－２．定期的に見直す
処分を一旦保留にした本は、定期的に見直す習慣をつけましょう。
前回の仕分けで処分するのがためらわれたものでも、その後一度も読み返していないものは思い切って処分するということを繰り返せば、最初に分類する際のコツもつかめるようになります。
書類は、年度ごとなど時期で分類しておけば、見直す時期も明白で管理が楽になるでしょう。
３－３．一定量をキープする
本好きの方は、無意識のうちにどんどん本が増えてしまうこともあるでしょう。
収納方法だけでなく、所有する量にルールを決めることもおすすめです。例えば以下のようなルールを決めると所有する量をキープすることができます。
- ・この本棚に入りきらない分は処分する
- ・1冊買ったら1冊処分する
- ・1年以上読み返さなかった本は処分する
有名な本であれば図書館で借りて読み返すこともできますし、最近では電子化される書籍も増えています。
上手に使い分けることで、必要以上の量を持たなくても済むでしょう。
一方、書類の量は調節するのが難しいことも。
分類を習慣化して、適切に処分・収納をするように心がけましょう。
まとめ
本や書類の整理法や収納にお悩みの方は少なくないようです。
上記でご紹介したように、まずは持っているものすべてを把握し、適切に分類してからルールに沿って収納するという手順をぜひ実践してみてください。
必要なときに取り出しやすく、新たなものを収納する際に場所を迷わないようなルールを決めておくことが一番のポイントです。
また、分別を習慣化したり、定期的に見直したりすることでキレイな状態をキープできるでしょう。
